确实，在总持有成本（ Total Cost of Ownership ， TCO ）渐受重视的今日，任何信息系统的新选与换用，都必须审慎考虑所有可能涉及的成本，协同软件也不例外。只不过，许多人对于 TCO 仍过于简单看待，多半仅增列及考虑购买后的维护费用。所以，在此笔者将以更多元的角度来讨
确实，在总持有成本（ Total Cost of Ownership ， TCO ）渐受重视的今日，任何信息系统的新选与换用，都必须审慎考虑所有可能涉及的成本，协同软件也不例外。只不过，许多人对于 TCO 仍过于简单看待，多半仅增列及考虑购买后的维护费用。所以，在此笔者将以更多元的角度来讨论协同软件的价值，以便更清晰地理解个中的效益与合算性，进而帮助CIO作出最明智的决定。
布署建设成本， Deployment
相同的服务器硬件，若装设 A 厂协同软件能满足 1,500 人，装 B 厂协同软件却只能满足 400 人，很明显地，A 优于 B ；当一个企业从 50 人起步，随着业务与规模的成长，选择 A 的结果是持续以原机系统执行一切，然而 B 就必须添购新机器、增买授权才能持续支持企业，因为当初的选择不同而产生的差别由此可见。
再者，若企业达到数千名员工的规模，协同软件的最大效能延展性也无法满足时，就必须进行最令IT主管最痛苦的换用转移，这是错选协同软件的最坏情境。
然而，有些供应商会建议企业用更先进、昂贵的硬件来提升协同软件的效益，但换系统也是一大挑战，姑且不论替换过程中的诸多变量与风险，旧系统的处置问题就已经相当棘手。一套理想的协同软件应该只需进行现行软件的版本升级，即可达到原系统效能提升的效益。
此外，布署建设还必须考虑平台成本，目前属 Linux 最为便宜，所以协同软件也必须能在 Linux 平台上执行，不仅是协同软件，各式商用软件对 Linux 的支持也都相当积极。
维护成本， Maintenance
如前所述，相同的企业规模若要用较多的协同系统才能营运，那必然是苦了IT管理人员，管理 1 部服务器还是 4 部服务器比较轻松？答案相当明显。
除了系统数目外，协同软件的管理工具也是关键，优质的协同软件必须具备强效管理工具，并持续提升与更新，才能真正达到 Domain Monitoring 的目的。唯有运用工具提升管理效率，企业才能真正提升竞争力。
协同成本， Collaboration
当今最流行的沟通工具莫过于视频会议（ Video Conferencing ）及即时通讯（ Instant Messaging ， IM ），这也是现今协同软件最积极支持与实现的功能，然而实现方式却有必要格外留意。
如果必须在客户端安装软件才能行使传讯和会议，那么使用者与信息管理人员都会相当痛苦，信息管理人员得逐一安装与维护所有员工的前端和移动设备软件，而在外的员工也一定要倚赖已安装的软件才能进行会议与传讯，若随身装置耗尽电力，会议与传讯就必须喊停。
因此，理想的作法是网页化的会议与视频，无须额外安装软件，发挥最大的协同便利性。
可靠成本， Availability
为了让协同更稳定运行，许多企业都考虑导入高可用性（ High Availability ， HA ）或容错丛集（ Failover Cluster ），这也意味着要增购一套系统成本，包括软硬件，对企业来说其实是不小的负担。
若协同软件无需增加花费就具有丛集能力，降低 HA 的整体建立成本，那么企业便能拥有更高的稳定价格比，用较少的成本获得更稳定的运行。
开发成本， Development
在过去，协同软件的应用程序是以专用的语言Script来撰写，后来则用到更广泛的 JavaScript ，甚至是 Java 、 J2EE ，如今更是要呼应 Web Services 。
有些人以为新开发方式出现后，旧的开发方式将不再可用，事实上原有的方式依然持续可用，这保障了程序员在技能方面的学习投资，且新的 Java 开发方式更具有跨平台移植弹性及整合性，其它类 Java （ Java-like ）作法实远远不及。而理想的 Web Services 实现方式，应免除掉任何改写、验证、试行等工作，有效节省人力与时间成本。
转移成本， Migration
最低的转移成本就是不用转移。如前面所述，既有的协同应用程序可直接转换成 Web Services ，使原有的开发投资获得最大化效益。此外，开放的软件架构也最具转移性，包括跨平台的 Java 程序语言及几乎任何硬件都支持的 Linux 。
相对于此的最坏情况，即是协同软件升级后，原有的协同应用程序必须全然翻修改写才能持续执行，也因此容易对升级产生犹豫。对企业用户来说，代代兼容的协同软件，才是与企业共同成长的最佳伙伴。
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