用户需求
中国证券监督管理委员会选用了京华ExOA2000作为办公自动化系统建设的平台。在此平台上，通过合理的功能定制和一定的二次开发，不仅在较短的时间内构筑了适用于证监会机关的安全、实用、先进、灵活的办公自动化系统，加强证监会内部的信息共享和信息交流，提高了办公效率，从而逐步实现证监会办公自动化；而且还为系统以后的功能扩展，为办公自动化的继续深入推广和使用打下了一个坚实的基础。
中国证监会为国务院直属部级事业单位，组织结构由会领导、各职能部门、党政机构、事业机构、专员办、各派出机构和交易所等单位组成，是全国证券期货市场的监管部门，负责对证券期货交易所、上市公司、证券期货经营机构、证券投资基金管理公司、证券期货投资咨询机构和从事证券期货中介业务的其他机构的监管。
随着中国证券期货市场的发展，利用先进的计算机技术来辅助办公、提高办公效率的需求日益迫切。正是在这种情况下，中国证监会设立了《中国证监会办公管理系统项目》，由京华网络有限公司承建。中国证监会对办公自动化系统的建设提出了明确的指导思想，要求办公自动化系统建设必须具有以下特性：
安全性：系统的安全性是至关重要的，应从网络系统、主机系统、应用系统、管理制度、系统维护等方面来综合考虑。
实用性：在保证系统具备安全可靠性的基础上，应充分体现方案的实用性和易用性，不追求华而不实的东西。
先进性：在坚持安全、实用性的前提下，应尽量采用比较先进和稳定的技术、方案和产品。
可扩展性(灵活性)：能适应中国证监会网络和应用系统不断扩大的需要，确保系统升级、过渡的可操作性；能适应新技术不断发展的要求，使现实方案能不断引入新技术，方便地向新产品过渡和平滑升级。
易管理性：系统应比较容易管理和维护，运行成本要低。
同时，中国证监会提出了办公自动化系统项目的建设目标：
·逐步实现证监会机关内部的办公自动化、无纸化。
·开发包括证监会机关、证管办和交易所在内的监管系统内部的文件交换系统，方便总部和派出机构、交易所之间的文件传递。
·总部建立信息发布服务器，实现全系统信息共享、信息查询等。
·建立证监会监管系统内部电子邮件交换系统。
项目于2001年2月5日正式开始，在中国证监会各级领导的指导和大力支持下，成立了由证监会办公厅、信息中心和京华网络公司组成的项目组。在整个项目的实施过程中，项目组以实现系统的安全性、实用性、先进性、灵活性为准则，以逐步实现证监会办公自动化、加强信息的共享和交流、提高办公效率为目标，成功地部署和开发了系统的各项功能，取得了预期的效果。项目于2001年6月30日顺利验收。
系统建设概述
作为该项目的承建商，京华网络对此项目给予了高度重视，坚持"从实际需求出发，由点到面，逐步实施"的原则，进行了周密的部署和计划，从而将实施风险减至最小，并大大缩短了实施周期。
一、系统组成及系统平台
整个办公管理系统由网络和硬件平台、系统软件平台、办公自动化平台三大部分组成。证监会总部和各派出机构在项目开展之前已经构架了比较完善的网络系统。
系统平台
在证监会的办公管理系统中，系统平台由操作系统平台、群件系统平台、数据库平台几部分构成。从系统平台的功能特性和性能价格比等方面考虑，选用了Microsoft公司的Windows 2000 Server、Exchange 2000 Server、 SQL Server 7.0作为系统平台。
办公自动化平台
在整个证监会办公管理系统中，除了上面介绍的网络结构和系统平台外，最重要的就是应用系统，只有建设一个性能优良、方便实用的应用系统，才能真正满足日常办公中的实际需要。
选择办公自动化平台主要遵循以下原则：一是产品本身功能齐全，能够满足一般办公自动化需要；二是产品具有安全、实用、先进、灵活的特点；三是产品具有强大的可扩展性，以适应证券行业办公自动化需求的特点和满足系统进一步的发展规划。
在证监会的办公管理系统中，选用了京华网络有限公司的京华ExOA2000办公自动化系统作为办公自动化平台。这一方面是因为京华ExOA2000办公自动化系统功能较全，具有三大主要功能模块，即功能强大的公文流转系统京华Exflow、曾获国家档案局评测为优秀级的档案管理系统京华Exfile和操作简单又实用的日常办公工具京华Exoffice；另一方面也是因为京华ExOA2000办公自动化系统具有灵活的自定义功能和提供了强大的可扩展性，而且具备安全、实用、先进、方便的特点，能够充分满足中国证监会的行业特性和要求。
二、系统功能
在实施过程中，项目组按照系统的目标，将整个系统从层次上分为两个子系统，即会机关的办公管理系统和监管系统内的办公管理系统；从功能上分为九个子系统，即收发文系统、档案系统、公文流转系统、部门办公系统、个人办公工具、信息发布系统、信息交流系统、文件交换系统和电子邮件系统。
证监会机关的办公管理系统具备以下主要功能：
·收发文管理：实现证监会机关(办公厅为主)与证管办、交易所之间以及证监会机关与外单位之间进行收文和发文管理。
·公文流转：具备电子化公文流转和文件会签、批示以及公文催办或督办功能，工作人员可以方便地定义流程，支持手写笔全文批录、痕迹保留等。
·部门办公：实现各部室的文件和档案以电子方式收集、存储、查询、检索等。用户可以进行全文检索。
·个人办公：工作人员可构建个性化的日常办公小环境(电子桌面)，如电子邮件、资料管理、名片夹、日程安排、留言本、征求意见等。
·信息发布：包括部室信息、机关公告、部室资料、要闻摘编等等。
·信息交流：提供交流园地，工作人员可在线交谈等等。
·移动办公：支持证监会工作人员移动办公。
证管系统内的办公管理系统则具备下面的主要功能：
(1)文件交换：分别为各部室和派出机构建立网上文件交换柜，用户可以把文件发送到指定机构的文件柜中，实现网上文件传递工作，各派出机构的用户可直接在本地打开自己的文件柜，查看发给自己的文件。
(2)证管系统内信息发布：主要实现证监会各种公共信息在监管系统内部网上以WWW方式发布。包括派出机构信息，部室信息，交易行情等。
(3)电子邮件：实现证监会和派出机构、交易所之间的电子邮件交换。
三、系统特性
安全性
办公管理系统特别是政府部门的系统，由于系统内部存储和运行的数据极其敏感，因此在设计其系统时，必须保证系统具有完整而有效的安全性。在本系统中，安全性主要体现在以下两个方面：一是网络的安全性，二是应用的安全性。
在网络方面，由于采用的数据存储及访问机制是集中式的，即使是公文信息的传递也是采用传递指针的方式，因此所有信息的访问必须通过中心服务器的权限检验，而且采用了SSL作为信息传递的安全加密机制。
在应用方面，采用了公共/私有密钥、数字签名来保证邮件及流转信息的安全性。在用户账号管理方面，京华网络采用了两个层次的安全控制方式，第一层由操作系统提供安全验证，第二层由应用系统提供验证，即用户必须同时在操作系统中和在京华ExOA2000办公自动化系统内有相应的账号设置才能访问系统。至于权限控制，京华网络采用了三层次结构，对所有系统访问的控制都基于字段级。
对于日常公文，京华网络提供了两层安全控制机制：表单级权限控制和字段级权限控制。证监会在日常公文中可能拥有多种公文模板，由于这些公文模板承载的数据的机密等级是不同的，所以对应于不同的用户实现不同的访问权限。
实用性
图形化界面、操作简单是办公管理系统最基本的要求之一。京华ExOA办公自动化系统遵循这一原则，采用用户十分熟悉的全Web化的界面，对于操作和维护都十分简单方便，而且普通用户客户端不再需要手工安装，系统的升级工作也只需要在服务器端进行即可，大大减少了系统的部署时间及用户培训时间和费用。用户在京华ExOA办公自动化系统的操作环境里(如表单)和在原来手工作业下的环境(如发文稿纸、签报)几乎一样，因此，用户对新系统有很好的适应性。
为了增加系统的实用性，京华ExOA办公自动化系统在设计中尽量简化操作步骤的同时，还提供了多种输入方法，手写笔、鼠标、键盘，力求尽量满足不同层次用户的输入要求。在界面设计方面，系统力求简洁方便，界面、菜单和操作按钮菜单的意思明确，便于用户理解，用户很快就能熟练操作。
先进性
京华ExOA办公自动化系统强大适应能力和简便实现能力使高效性得以体现。
首先，京华ExOA办公自动化系统利用了强大的工作流引擎机制，并将其处理放在安全可靠的服务器上，充分利用服务器的先进特性使得系统能够高效运作；
第二，京华ExOA办公自动化系统利用了先进可靠的三层次开发模式，所有的信息都由中间层来处理，信息的处理也都在服务器上(参阅图1)；
图1：三层次的开发模式
第三，系统具有强大的自定义功能，可以迅速定制各种公文表单和流程等，使得系统的使用、实施和推广高效、方便；(参阅图2)
图2：自定义表单和流程
可扩展性
信息技术是不断发展的，用户的应用需求也是发展和变化的。在设计中，京华网络充分考虑了中国证监会需求的变动，保证本系统能适应证监会应用的扩展和升级，以及日后的全面实施推广应用工作。
首先，系统的主体框架是可插拔式的，相应的其它系统可以很方便地链入本系统，实现单一入口点的目标。
其次，京华ExOA办公自动化系统的工作流提供了强大的自定义功能，以适应机关工作流程的变化。
再深入一个层次，京华ExOA办公自动化系统的工作流还提供了和后台数据库很强的互动能力，我们可以在公文应用内加入对系统数据的增删改查等功能。
为了增强整个系统的可扩展性，整个系统还设计了多层程序级接口，方便用户根据自己的实际需要对系统进行功能扩展，主要包括这三个方面：
·主框架系统的模块扩展
·基于COM+对象的模块扩展
·基于函数的功能扩展
通过上面三种方式，系统具备了很强的扩展能力，能够通过一些二次开发工作实现用户的特定需求。
易管理性和易维护性
系统开通后，管理和维护工作将是一个长期的工作，系统充分考虑管理和维护工作的需求，通过相应手段降低维护工作量及难度，从而达到保证运行可靠及节省费用的目的。
京华ExOA办公自动化系统提供了完善的管理工具，方便证监会的系统管理员对整个系统进行随时管理和维护，并专门为管理员开发了管理客户端软件，以提高管理和维护的效率
实施效果
中国证监会在项目于2001年6月30日顺利验收后，运行至今，实施办公管理系统的效果是显而易见的，主要体现在：
提高了办公效率
通过系统的公文办理跟踪、查询和催办等功能，提高了公文办理的速度和效率；通过档案系统，加强了档案的管理和利用。
加强了信息的发布和共享
加快了信息发布的速度。以前信息的发布都要由系统管理员来发布，现在可以将信息的发布授权到各个部门的信息员，信息发布的速度大大加快，信息量也日益丰富。迈向知识管理的第一步，即信息的集中已经实现，为知识的进一步利用和挖掘创造了良好的前提条件。
加强了信息的交流
系统的交流园地、热点专题等功能在网上提供了多种形式的讨论空间和机会，活跃了工作的氛围。通过文件交换和派出机构信息等功能，加强了证监会机关和派出机构之间的联系。
进一步的发展和规划
项目虽然已经结束，但对于中国证监会的办公自动化的建设来说，这仅仅是一个开始，因为办公自动化建设是一个长期的过程，需要在实践中逐步发展和完善。下一步的发展和规划主要在两个方面：
·继续完善证监会机关的办公自动化系统建设，进一步突出证券行业特色，满足各个部门用户提出的更高要求；
·以会机关的办公自动化建设为范例，推动证监会各派出机构内部的办公自动化建设，从而提高整个监管系统的办公自动化应用水平。
·监管系统的办公自动化应用蓝图如下：
项目实施的启示
在整个项目的实施过程中，我们深有体会：
领导的重视程度对办公自动化系统是否能够成功实施起到很重要的作用。正是中国证监会各级领导对办公自动化系统的重视和指导，中国证监会办公自动化项目才能顺利实施。
办公习惯和办公制度与办公自动化系统要相互适应。在应用办公自动化系统的过程中，必然会对原有的一些办公习惯、办公制度有所冲击。这一方面要求办公自动化系统尽可能地符合原有的办公习惯和办公制度，一方面又要求对原有的办公习惯和办公制度进行一些修改，以利于办公自动化系统的推广，从而起到规范办公制度、提高办公效率的作用。
一个大型的办公自动化系统，其需求往往是十分复杂的。这就需要项目实施队伍有丰富的开发经验和实施经验，而且需要一系列成熟的产品和功能强大的办公自动化平台。
不同 行业的用户对办公自动化系统的需求往往会有比较大的差异，办公自动化系统的建设只有针对这些行业差异，依托于一个成熟完善的办公自动化平台，在特定行业中做深做细，才能建立起真正适合于行业用户使用的办公自动化系统。
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