SharePoint四大法宝(1)
都说今天的世界是一个信息爆炸的时代，每天都有日新月异的信息汹涌而来，同时，每天我们又不得不投入浩瀚的信息海洋中寻找自己的需要。 你是不是经常会烦恼明明好像以前看到过的东西，但就是要找的时候找不到。你是不是经常会惋惜好不容易发现了一个很好的文档，但是不知道把它放在哪儿让别人分享, 从而把它白白浪费。 常常发出这样的喟叹“看到时候派不上用场，要派用场的时候找不到”。
现在不用担心和烦恼了，因为微软在2007年初推出了一个全新的SharePoint系列软件版本Microsoft Office SharePoint Server 2007 (以下简称MOSS)，让它来帮您解决问题。SharePoint, 顾名思义，就是“共享点”的意思，也点出了SharePoint系列软件的看家本领。对于，致使文档管理，它秉承了一个宗旨，就是：“规范传放，安全保存，迅速查找”， 无论你从来没有接触过SharePoint, 或者使用过SharePoint以前的版本, 下面让我来告诉你MOSS中让你的文档知识管理更有效的四大法宝。
法宝一. 文档属性---分类的好帮手
分类是知识管理中的比较棘手的问题。MOSS的分类采用了与属性相结合的方法。在MOSS中，属性可以从两方面来看：
第一个方面是从MOSS来看，属性的表现就是栏位。在MOSS中，有两种类型的栏位：
一种是网站栏位，网站栏位就是可以用于所有这个文档库的栏位。查看网站栏库的方法是在网站设置的网站栏
另一种是文档库的专属栏位。 就是专门只能是这个文档库使用的栏位。
在文档库的设置中，我们既可以新建一个栏位或者从现有栏位中添加网站栏位。如下图
属性的另一个角度是关于文件自身的属性, 主要针对Office文档而言的。下图是一个典型的Word 文档属性的例图。
查看一个文档的属性, 可以在Office菜单中选择准备---属性。
如果一个具有属性的Office文档上传到MOSS站点，文件的属性和MOSS栏位的值会进行同步。
关于属性，我们主要可以采取筛选，排序和搜索等各种方法来做文档的分类。所有的方法都是以属性为基础的。
SharePoint四大法宝(2)
法宝二. 集成信息权限管理—信息保护的卫士
文档的安全一直以来是文档管理的重中之重， MOSS除了一如既往地使用十分精细的权限分配来控制文档的访问以外，更是加入了强大的集成Windows Rights Management Services (RMS)的服务器端的集成信息权限管理。它的宗旨就是让文档从MOSS上下载后期内容仍然有信息版权保护。具体地说，它由下面的一系列保护功能组成
• 让文档内容不能被随意地被拷贝, Email发送，打印，传真
• 让文档内容不能被随意地用Windows截屏功能截取
• 让文档内容在传播到公司局域网外部不能在未经允许的情况下被滥用或分发。
它的配置十分简单，就是在管理中心中的操作界面中找到安全性配置，并选择信息权限管理。随后指定一台 用来做权限管理的RMS的服务器就可以了。
管理员可以在除了图片库以外的任何一个列表启动信息权限管理，不过，最多使用的地方还是文档库。
一旦集成信息权利保护设置启动，任何一个具有绑定到已注册保护文件类型的文件被下载后，根据MOSS的权限角色，它们会被设置相应的权限保护。这样就保证这些文件即使是离开MOSS，其内容也不能在未经授权的情况下被滥用和分发。默认情况下，MOSS注册保护的文件类型包括Infopath 表单, Word, Excel and PowerPoint类型。
下面这个表一一对应了MOSS的权限和集成信息权利的权限
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MOSS的权限 |
集成信息权利的权限 |
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管理网站 |
完整控制，允许读取，编辑，拷贝，保存，并更改权限 |
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管理列表 |
编辑，拷贝，保存。但是不能更改权限。 |
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查看列表项目的权限 |
查看权限。不允许拷贝和编辑。 |
那么，集成信息权利的权限究竟是怎么工作的呢？当一个用户从一个启用集成信息权利的文档库中下载文档，MOSS会新建一个新的文档拷贝并把信息权利的权限加载上去。这样，下载下来的文档还是会受到控制。
SharePoint四大法宝(3)
法宝三. 工作流—业务流程的规划者对于一个知识管理系统而言，一个业务流程是必不可少的。在一个业务流程中，一个文档可能被Email, 传真或者查看，审批，以及归档。
之所以在MOSS中可以实现工作流是因为MOSS的安装会需要首先安装Windows Workflow Foundation (WWF)。WWF引擎的主要作用是控制MOSS的工作流的状态和调节工作流的装载。WWF引擎的一个很大特点是保持一个动作或者等待很长的时间比如可以长达几天，又可以在机器重启后仍然保持工作流的状态。这样可以保证一个长时间的工作流可以正常运行，又不影响机器的性能。
有人会担心我们需要编程才能使用工作流。其实，即使我们不做任何编程，MOSS提供了四个内置的工作流—处置审批，审批，收集反馈和收集签名。已经可以满足很多的应用。
创建一个工作流十分简单，就是到文档库的设置，点击工作流设置， 就可以添加工作流了。如同下图
需要注意的是，如果需要紧密整合文档批准和发布，你要选上“启动此工作流，以便批准发布项目的主要版本。”
在工作流创建后，文档的上传和审批就自动开始了。工作流很多情况下都可以和Outlook, Exchange整合来收发email。
SharePoint四大法宝(4)
法宝四. 企业搜索—快速定位的导航器在浩瀚如海的文档仓库中，我们怎样快速定位到一篇我们需要的文档呢？MOSS为此提供了强大灵活的搜索功能。除了默认可能熟知的一些搜索操作，这里我们介绍几个特殊的用法：
+ 的符号
在MOSS中，”+”在搜索条件中的使用就是“与”（AND）的操作。 如果没有银号，默认情况下，如果不加”+”, MOSS也是作“与”（AND）的操作。如果使用下面的搜索条件，在MOSS中，会得到一样的结果。他们都会返回里面既有red又有blue的文档。
red blue
red +blue
+red +blue
–的符号
在MOSS中，”+”在搜索条件中的使用就是“与非”（AND NOT）的操作。比如，如果我们使用下面的搜索条件，就会返回有red但是不含有blue的文档
red –blue
属性名称: 属性值
使用属性名称: 属性值可以用来把搜索结果限定到包含特别的属性值。
比如，如果一个有一个叫做“标题”的属性，我们想搜索所有“标题”中含有red的文档，我们可以用
标题:”red”
注意属性值需要用引号扩起来。
filetype:文件类型
还有一个很有用的搜索过滤条件是filetype:文件类型。比如，如果我们要搜索全部是ppt的文件，可以使用下面的搜索过滤条件
filetype:ppt
从上可见，灵活多变的搜索条件为我们文档导航如虎添翼。
MOSS还有很多的功能可以让文档管理更为有效准确。我们这里只是管中窥豹，如果你想马上享受这些功能，你可以参考下面的SharePoint主页。
http://office.microsoft.com/zh-cn/sharepointserver/FX100492002052.aspx
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